English | Cymraeg

Drwy gael Polisi Defnydd Derbyniol ar gyfer TGCh, mae cyrff yn gallu dweud wrth ddefnyddwyr, gan gynnwys staff, gwirfoddolwyr a buddiolwyr, sut maent yn disgwyl iddynt ddefnyddio cyfrifiaduron, y Rhyngrwyd a’r e-bost.

Pam y dylid cael Polisi Defnydd Derbyniol?

Er nad yw’n ofyniad cyfreithiol i gorff fod â pholisi defnydd derbyniol ar gyfer TGCh, mae’n cael ei ystyried yn arfer da ac mae’n aml yn ofynnol ar gyfer dyfarniadau safon ansawdd fel Buddsoddwyr mewn Pobl.

Yn y gymuned, lle bydd cyfarpar cyfrifiadurol wedi’u hariannu’n aml gan arian cyhoeddus neu grantiau, bydd y corff ariannu’n gosod amodau defnydd. Rhaid i’r holl ddefnyddwyr lynu at yr amodau hynny a’r dull mwyaf hwylus i roi gwybod amdanynt yw drwy Bolisi Defnydd Derbyniol.

Mae’r holl brosiectau sydd wedi’u hariannu drwy Cymunedau @Ei Gilydd wedi cytuno yn eu telerau ac amodau nad yw’r cyfarpar i’w defnyddio ar gyfer y canlynol:

• Cefnogaeth uniongyrchol i unrhyw blaid wleidyddol neu i weithgareddau y gellid eu hystyried yn rhesymol yn rhai sy’n hyrwyddo plaid wleidyddol;
• Ymgyrchoedd sydd â’r prif amcan o sicrhau newidiadau i’r gyfraith neu bolisïau Llywodraeth cysylltiedig, neu ymgyrchoedd sydd â’r prif amcan o berswadio pobl i arddel barn neilltuol am fater sy’n ymwneud â’r gyfraith neu bolisi cyhoeddus (er nad yw hyn yn effeithio ar hawl y corff i hybu ymwybyddiaeth o faterion sy’n codi neu i gynnal ymgyrchoedd ynghylch materion polisi cyhoeddus sy’n ymwneud yn uniongyrchol â gwaith y corff drwy ddefnyddio ffynonellau ariannol eraill);
• Gweithgareddau sydd â’r amcan o hyrwyddo crefydd, neu lle mae’n rhaid i bobl gymryd rhan mewn gweithgareddau crefyddol er mwyn cael budd.
  

Os yw’r corff yn cynnig cyfleusterau TGCh neu’r Rhyngrwyd, mae angen ichi roi gwybod i’r holl staff, gwirfoddolwyr a buddiolwyr am y cyfyngiadau, pam y maent wedi’u gosod ac, os yw’n briodol, beth fydd yn digwydd os anwybyddir y cyfyngiadau hynny.

Beth y dylid ei gynnwys mewn Polisi Defnydd Derbyniol?

Er ei bod yn hawdd dod o hyd i gopïau o’r Polisïau Defnydd Derbyniol sydd gan gyrff eraill, fel llyfrgelloedd lleol, i’w defnyddio fel templed, dylai’r corff gymryd amser i ystyried beth mae’n credu sy’n dderbyniol iddo ef a’i ddefnyddwyr. Ffordd dda i sicrhau bod y polisïau’n cael eu derbyn yw cael barn defnyddwyr am yr hyn sy’n briodol neu’n amhriodol.

Rhai pethau allweddol y dylai’r corff eu hystyried yw:

• Ar gyfer pwy y mae’r polisi? A ddylid cael polisïau ar wahân ar gyfer staff a chleientiaid?
• Pa ofynion cyfreithiol y dylid eu cael? Dylid cynnwys cyfraith hawlfraint a lawrlwytho deunydd tramgwyddus yn y polisi.
• A yw’r corff ariannu wedi pennu gofynion neilltuol – fel y rhai a nodwyd gan Cymunedau @Ei Gilydd uchod?
• Diogelwch ar-lein a diogelwch corfforol <darllenwch ein pecyn cymorth Diogelwch Ar-lein>.
• Pa weithdrefn ddisgyblu a ddefnyddir os bydd rhywun yn torri’r canllawiau sydd wedi’u nodi yn y polisi?
  

Mae Dogfen Fframwaith Polisi Defnydd Derbyniol LASA (cliciwch ar www.icthubknowledgebase.org.uk/fileadm… i ddod o hyd iddi) yn cynnig rhestr fwy cynhwysfawr na’r hyn a geir yma o’r meysydd y gall y corff eu cynnwys mewn Polisi Defnydd Derbyniol, os yw’n dymuno.

Sut byddwch yn dosbarthu’r polisi?

Gall y corff ddefnyddio nifer o ffyrdd i hysbysu defnyddwyr am ei bolisi, a byddant yn amrywio yn ôl nifer y bobl y mae angen iddynt ei weld. Dyma rai ohonynt:

• Ychwanegu’r polisi at y ffurflen Aelodaeth y bydd defnyddwyr yn ei llofnodi i gael defnyddio’r cyfarpar TG.
• Gellid gosod y polisi ar dudalen mewngofnodi’r cyfrifiadur fel bod rhaid i bobl glicio i ddangos eu bod yn cytuno i’w ddilyn bob tro y byddant yn defnyddio’r cyfarpar. 
• Egluro’r polisi mewn sesiwn cynefino i ddefnyddwyr newydd.
  

Y peth pwysig yw bod eich defnyddwyr yn gweld y polisi ac na fydd yn cael ei roi mewn ffeil a’i anghofio.

Ac yn olaf….

Mae technoleg yn newid yn gyflym, felly bydd yn rhaid diweddaru’ch Polisi Defnydd Derbyniol ar gyfer TGCh i gyd-fynd â hynny. Pan ddatblygir meysydd technoleg newydd, dylech ddiweddaru’ch polisi i sicrhau bod eich corff yn darparu ar gyfer pob amgylchiad.

Mae mwy o wybodaeth ar gael am Bolisïau Defnydd Derbyniol ar gyfer TGCh yn:

www.icthubknowledgebase.org.uk/acceptableusepolicy

http://schools.becta.org.uk/index.php?section=is&catco…

http://www.managementhelp.org/infomgnt/policies/polici...